Cara Menutup Google Form secara Otomatis pada Waktu Tertentu

Pernahkah Anda membuat Google Form untuk pendaftaran acara, survei, atau kuis, lalu lupa menutupnya tepat waktu? Alhasil, ada saja respons yang masuk di luar batas waktu yang Anda inginkan. Menyebalkan, bukan?

Jangan khawatir. Sketzhbook punya solusi cerdas untuk Anda. Dengan sedikit "kode rahasia" menggunakan Google Apps Script, Anda bisa membuat Google Form Anda menutup secara otomatis pada tanggal dan waktu yang sudah ditentukan. Ini adalah trik penting untuk efisiensi dan manajemen waktu yang lebih baik!

---

Mengapa Anda Perlu Menutup Google Form secara Otomatis?

Sebelum masuk ke teknis, mari kita pahami mengapa fitur ini sangat membantu:

• Batas Waktu Pendaftaran yang Ketat: Untuk event atau pelatihan, memastikan pendaftaran ditutup tepat waktu sangat krusial.
• Kuis atau Ujian Online: Mencegah siswa terlambat mengerjakan atau mengirim jawaban setelah batas waktu.
• Survei dengan Periode Terbatas: Memastikan data yang terkumpul relevan dengan periode waktu yang Anda targetkan.
• Efisiensi Waktu: Anda tidak perlu lagi stand-by di depan komputer hanya untuk mengklik "Tutup formulir".
• Profesionalisme: Memberikan kesan terorganisir dan terpercaya bagi peserta atau responden Anda.

---

Siapkan Senjata Rahasia Anda: Google Apps Script

Google Apps Script adalah platform pengembangan berbasis JavaScript yang memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas di berbagai produk Google, termasuk Google Forms. Jangan gentar dengan kata "script" atau "kode", karena kami akan memandu Anda langkah demi langkah.

Langkah 1: Buka Google Apps Script dari Google Form Anda

1. Buka Google Form yang ingin Anda atur batas waktunya.
2. Di bagian atas formulir, klik ikon titik tiga (Menu Lainnya) di sebelah kanan tombol "Kirim".
3. Pilih "Editor script". Ini akan membuka tab baru dengan tampilan Google Apps Script.

Langkah 2: Salin dan Tempel Kode Ajaibnya

Setelah Editor Script terbuka, Anda akan melihat file Code.gs dengan beberapa kode default. Hapus semua kode yang ada di sana, lalu salin dan tempel script di bawah ini:

function closeFormAtSpecificTime() {
  // Ganti dengan ID Formulir Anda (temukan di URL Form Google Forms)
  var form = FormApp.openById("ID_FORMULIR_ANDA_DI_SINI");
  
  // Ganti dengan tanggal dan waktu target Anda (format: YYYY-MM-DDTHH:mm:ss)
  // Contoh: 2025-12-31T23:59:00 (31 Desember 2025, jam 23:59:00 malam)
  var targetTime = new Date("2025-04-28T23:50:00"); 
  
  // Waktu saat ini
  var now = new Date();
  
  // Bandingkan waktu sekarang dengan target
  if (now >= targetTime) {
    form.setAcceptingResponses(false); // Menutup form
  }
}

function setTrigger() {
  // Hapus semua trigger lama terlebih dahulu (opsional, untuk menghindari duplikasi)
  var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  for (var i = 0; i < triggers.length; i++) {
    ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
  }
  
  // Tambahkan trigger untuk menjalankan setiap menit
  ScriptApp.newTrigger("closeFormAtSpecificTime")
    .timeBased()
    .everyMinutes(1) // Bisa diubah ke .everyHours(1) jika ingin cek per jam
    .create();
}

Langkah 3: Sesuaikan Kode untuk Formulir Anda

Ada dua bagian penting yang perlu Anda ubah dalam kode:

1. Ganti ID Formulir Anda:
   • Cari baris: var form = FormApp.openById("ID_FORMULIR_ANDA_DI_SINI");
   • "ID_FORMULIR_ANDA_DI_SINI" harus diganti dengan ID unik Google Form Anda. Anda bisa menemukan ID ini di URL Google Form Anda. ID biasanya adalah serangkaian huruf dan angka panjang setelah /d/ dan sebelum /edit atau /viewform.
     • Contoh URL: https://docs.google.com/forms/d/1K_PAWghueGlhNqZv9D7EAOmcjBg4JL5_qmkpDUPO904/edit
     • Maka ID-nya adalah: 1K_PAWghueGlhNqZv9D7EAOmcjBg4JL5_qmkpDUPO904
2. Atur Waktu Target Penutupan:
   • Cari baris: var targetTime = new Date("2025-04-28T23:50:00");
   • Ganti "2025-04-28T23:50:00" dengan tanggal dan waktu spesifik kapan Anda ingin formulir ditutup.
   • Formatnya HARUS YYYY-MM-DDTHH:mm:ss.
     • YYYY: Tahun (misal: 2025)
     • MM: Bulan (01-12, misal: 04 untuk April)
     • DD: Tanggal (01-31, misal: 28)
     • T: Pemisah antara tanggal dan waktu
     • HH: Jam (00-23, format 24 jam, misal: 23 untuk jam 11 malam)
     • mm: Menit (00-59, misal: 50)
     • ss: Detik (00-59, biasanya 00)
   • Penting: Waktu yang Anda masukkan akan mengikuti zona waktu yang diatur di proyek Google Apps Script Anda. Anda bisa mengeceknya di Pengaturan Proyek (ikon roda gigi di sidebar kiri).

Langkah 4: Simpan Proyek Script

1. Setelah selesai mengedit, klik ikon Simpan proyek (gambar disket) di toolbar atas.
2. Anda akan diminta untuk memberi nama proyek. Beri nama yang mudah diingat, misalnya "Auto Close Form".

Langkah 5: Jalankan Fungsi setTrigger() Sekali Saja

Ini adalah langkah paling penting untuk mengaktifkan otomatisasi!

1. Di bagian atas Editor Script, di sebelah kiri ikon "Debug" (gambar serangga), ada kotak dropdown. Pilih fungsi setTrigger dari dropdown tersebut.
2. Klik tombol "Jalankan" (ikon play) di sebelahnya.
3. Autorisasi Diperlukan: Saat pertama kali menjalankan, Google akan meminta Anda untuk memberikan izin agar script dapat mengakses Google Form Anda.
   • Klik "Tinjau izin".
   • Pilih akun Google Anda.
   • Klik "Izinkan" atau "Lanjutkan". Jangan khawatir, script ini aman dan hanya akan melakukan apa yang Anda perintahkan.
4. Setelah autorisasi, jalankan lagi fungsi setTrigger. Kali ini, seharusnya tidak ada error dan script akan berjalan tanpa output, menandakan trigger sudah dibuat.

Langkah 6: Verifikasi Trigger Anda (Opsional)

Untuk memastikan trigger Anda sudah terpasang:

1. Di Editor Script, lihat sidebar kiri. Klik ikon "Pemicu" (gambar jam).
2. Anda akan melihat pemicu baru dengan nama fungsi closeFormAtSpecificTime yang berjalan Setiap menit.

---

Bagaimana Script Ini Bekerja?

Singkatnya:

• Fungsi setTrigger() yang Anda jalankan hanya sekali akan membuat "alarm" otomatis.
• Alarm ini akan memanggil fungsi closeFormAtSpecificTime() setiap 1 menit.
• Setiap kali closeFormAtSpecificTime() dipanggil, ia akan memeriksa apakah waktu saat ini sudah melewati waktu target penutupan.
• Jika sudah, formulir Anda akan langsung ditutup, dan tidak akan menerima respons lagi!

---

Penting untuk Diperhatikan!

• Jangan Hapus Script: Pastikan Anda tidak menghapus proyek Google Apps Script ini setelah mengaturnya. Script ini perlu tetap ada agar otomatisasi berjalan.
• Zona Waktu: Periksa pengaturan zona waktu di proyek Apps Script Anda agar waktu target Anda akurat.
• Pengujian: Selalu uji coba terlebih dahulu dengan membuat formulir dummy dan mengatur waktu penutupan beberapa menit dari sekarang untuk memastikan semuanya berfungsi.
• Pesan Penutup: Setelah formulir ditutup, responden yang mengaksesnya akan melihat pesan "Formulir ini tidak lagi menerima tanggapan". Anda bisa menyesuaikan pesan ini di pengaturan Google Form Anda (di tab "Respons").

Dengan mengikuti panduan ini, Anda kini memiliki kontrol penuh atas Google Form Anda. Tidak ada lagi respons terlambat atau kerepotan manual! Ini adalah salah satu trik otomatisasi yang bisa sangat meningkatkan produktivitas digital Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau ingin tahu tips Google Apps Script lainnya, jangan ragu untuk tinggalkan komentar di bawah! Kunjungi terus Sketzhbook.com untuk tips desain, edukasi, dan gaya hidup digital lainnya.